¿Cuánto cuesta producir un vídeo? Por qué el día de rodaje es lo que menos decide

Por qué el día de rodaje es lo que menos decide

Una película se compra como un día de rodaje porque ese día es la única parte que el comprador puede imaginarse de antemano. Por eso es la parte que los proveedores presupuestan primero, y la parte sobre la que se comparan dos propuestas.

Las guías de costes publicadas por los propios proveedores de producción convergen en torno a la mitad del presupuesto en la fase de rodaje, alrededor de una quinta parte en la planificación y alrededor de un tercio en la posproducción. Son estimaciones de proveedores, no investigación. El punto constante es que cerca de la mitad de cada factura se genera en días en los que ninguna cámara está grabando, y que el rodaje, siendo la mayor partida por sí sola, carga con una minoría de las decisiones que producen el total.

El día de rodaje es la parte de una película que el comprador puede imaginarse, así que es la parte que se compara. Las decisiones que fijan la factura final se toman antes de que llegue la cámara y después de que se vaya.

Hay una segunda razón por la que la cifra del rodaje engaña. Una tarifa diaria pone precio a un acontecimiento. Una película es un objeto que será corregido, versionado, licenciado y, con el tiempo, renovado. Esos costes viven en la preproducción, en las rondas de cambios y en la capa de derechos que la mayoría de las propuestas no detalla.

Las tres fases de las que se compone un presupuesto

Casi todos los presupuestos de vídeo se montan con las mismas tres fases. La preproducción convierte una petición en un plan: brief, concepto, guion, storyboard, localizaciones, casting y calendario. La producción es el rodaje, facturado por días. La posproducción cubre montaje, etalonaje, sonido, música, gráficos y los archivos de entrega que necesita cada canal, y ahí viven los cambios.

Más útiles que las definiciones son las cuatro líneas que un proveedor ajusta para llegar a una cifra objetivo. Todo descuento en un presupuesto de vídeo sale de una de ellas, y cada una tiene su consecuencia.

1. Días de planificación. Los días previstos para guion y preparación. Esta línea se recorta primero, porque no produce nada visible, y es la más cara de perder.
2. Tamaño del equipo. Un equipo más pequeño trabaja más despacio, así que parte del ahorro vuelve como tiempo de rodaje.
3. Días de rodaje. Cuánto material se recoge, y con cuánto contará el montaje cuando una escena no funcione.
4. Margen de cambios. Cuántas rondas están incluidas antes de facturar el resto por tiempo.

Una cuarta área de coste queda fuera de las tres fases, y su ausencia explica la sorpresa. Cesiones, licencias y derechos de uso llevan sus propias tarifas y sus propias fechas de caducidad, así que una propuesta que solo describe las tres fases no ha descrito el coste de la propiedad.

El alcance fija el precio, la duración no

La suposición más común del comprador es que una película larga cuesta más que una corta. Falla con la frecuencia suficiente para estropear presupuestos. Una pieza de sesenta segundos con intérpretes profesionales, decorado construido, música original y treinta segundos de animación costará varias veces más que una entrevista de cinco minutos rodada en una sala con la luz disponible. La película corta contiene más trabajos distintos. La larga contiene más minutos.

Lo que mueve el precio es el alcance, y el alcance se puede contar de antemano. Seis variables cargan con la mayor parte de la diferencia entre el presupuesto honesto más barato y el más caro.

• Montajes y localizaciones. Cada localización nueva añade desplazamiento, permisos y el tiempo de volver a montar el set.
• Reparto y participantes. Los intérpretes profesionales traen casting, cachés y acuerdos de uso. El personal propio y los clientes reales no cuestan nada de contratar y sí más tiempo de dirigir, así que el ahorro es menor de lo que parece.
• Material construido y animado. Decorados, atrezo, gráficos en movimiento y animación se fabrican en lugar de rodarse. Se presupuestan aparte, consumen calendario y son la razón más frecuente de que una película corta supere en coste a una larga.
• Sonido y música. Composición original, temas con licencia, locución y sonido directo llevan cada uno su coste, y la música viene con una licencia con condiciones.
• Complejidad del guion. Una película que debe explicar un producto, cumplir una normativa y funcionar idéntica en seis idiomas necesita un guion que sobreviva a las tres condiciones.
• Formatos de entrega. Una película en un solo formato de imagen es un montaje. La misma película en versiones vertical, cuadrada y panorámica, cortada a varias duraciones para las ubicaciones de un plan de contenido social, es una serie de montajes, cada uno con su precio.

Un brief escrito como alcance produce presupuestos que se pueden comparar con honestidad.

La preproducción, donde el ahorro se convierte en coste

La preproducción es la línea más fácil de recortar de un presupuesto, porque no produce nada visible. Un guion y un storyboard son documentos. Quitarlos rebaja de inmediato la cifra de cabecera, y la película se hace igualmente. Es el ahorro más caro disponible en el vídeo comercial, y se practica con regularidad.

La razón es estructural. Una decisión tomada en preproducción cuesta una conversación. Tomada el día del rodaje cuesta la jornada entera, porque todo el mundo está ya reunido y esperando. Tomada en el montaje cuesta volver a rodar, y rara vez al precio original. Una producción bien preparada resuelve una lista corta de preguntas antes de contratar a nadie.

• Para qué es la película. La única acción que debería hacer el espectador, y el lugar donde vivirá la pieza. Sin esa decisión, que pertenece a la estrategia de marca y posicionamiento, el resultado es metraje sin propósito definido.
• Qué se dice, y en qué orden. Un guion aprobado por escrito, por las personas que aprobarán el montaje final.
• Qué aparece en pantalla. Un storyboard o una lista de planos, acordados antes de rodar, para que la jornada produzca el material que el montaje necesita en lugar de una cantidad esperanzada.
• Quién sale y dónde. Reparto, participantes, localizaciones y permisos confirmados, con los acuerdos de uso redactados de antemano.
• Qué pasa después de la entrega. Formatos, versiones, territorios y duración de la licencia, porque varios de esos puntos cambian cómo hay que rodar.

Una propuesta con la fase de planificación raquítica describe la misma película con el coste de sus decisiones pendientes trasladado a una factura posterior, donde es mayor y más difícil de discutir.

Las rondas de cambios y el precio de las aprobaciones sin leer

Los sobrecostes de posproducción nacen más a menudo de la aprobación que de la dificultad del montaje. Dos rondas de cambios suelen ir incluidas en un presupuesto comercial, tres en encargos grandes, y las siguientes se facturan por tiempo. La dificultad está en que la primera ronda llega muchas veces de alguien que ve el concepto por primera vez, porque el guion lo aprobaron personas que no lo leyeron con atención. Ese comentario es entonces un brief nuevo entregado cuando el trabajo caro ya está terminado, y la factura lo refleja.

La distinción merece quedar por escrito. Un cambio es una modificación dentro del concepto aprobado: un remontaje, un cambio de música, un ajuste de color. Un cambio de concepto, una localización nueva, rodaje adicional o material recién licenciado es alcance nuevo, se llame como se llame en el correo que lo pide.

1. Un número de rondas fijado en el contrato. El recuento, y la tarifa a partir de ahí, establecidos en la firma y no descubiertos al facturar.
2. Un único aprobador con nombre. Una persona consolida los comentarios internos y da una sola respuesta por ronda. El feedback de comité entregado por fragmentos consume rondas sin cambiar la película.
3. Aprobación formal del guion. Visto bueno por escrito de guion y storyboard, de la misma persona que aprobará el montaje. La mayoría de los giros tardíos podía haberse evitado aquí.
4. Una versión bloqueada en cada etapa. Aprobada una ronda, esa versión queda cerrada y los comentarios posteriores abren la siguiente. Sin esto, una sola ronda puede alargarse semanas a costa del comprador.

Nada de esto limita la capacidad del comprador de cambiar de opinión. Hace visible por adelantado el precio de hacerlo, que es la única condición en la que esa decisión puede tomarse con sensatez.

La capa de derechos que la mayoría de los presupuestos omite

Una película terminada es un paquete de derechos ajenos. Los intérpretes, la música, el material de archivo y a veces la propia localización están licenciados, no comprados. Esas licencias deciden si la película podrá usarse el año que viene, en otro país, o en televisión además de en internet.

Esta capa falta en los presupuestos por una razón sencilla. No puede valorarse hasta que alguien diga dónde se usará la película y por cuánto tiempo, y el comprador rara vez concreta ninguna de las dos cosas en la fase de brief. Así que el proveedor presupuesta la producción y deja el uso abierto.

• Cesiones de los intérpretes. Un intérprete se contrata para un uso definido, y el uso se valora por convención como múltiplo del caché base. Un acuerdo de emisión en varios mercados suele costar varias veces lo que uno limitado a internet.
• Licencias de música. Una licencia queda limitada por medio, territorio, plazo y contexto de uso. La música de catálogo ocupa un extremo del rango, y una grabación comercial reconocible ocupa el otro, que puede superar el presupuesto entero de la producción.
• Material de archivo e imágenes. Autorizados para usos concretos, muchas veces con la emisión o la publicidad de pago excluidas salvo que se compre una licencia ampliada.
• Territorio y duración. Las dos variables que más mueven el total, y las dos que más veces quedan en blanco en el brief.
• Propiedad del material original. Si el comprador recibe solo la película terminada, o también los archivos de proyecto y el material en bruto que permitirían a otro proveedor de producción de vídeo volver a montarla más adelante.

Una película licenciada doce meses en un mercado cuesta una fracción de la misma película licenciada a perpetuidad para todo el mundo, y la diferencia es un múltiplo antes que un recargo porcentual, porque la segunda compra por adelantado todos los usos futuros. El error está en comprar la primera creyendo que se comporta como la segunda.

Una película se licencia por un plazo fijo. Ese plazo vence en una fecha que ningún proveedor está obligado a recordarle al comprador.

Renovar bajo presión de tiempo, con la película ya publicada y funcionando, es la posición más débil que un comprador puede ocupar.

Las versiones para otros mercados se deciden al escribir el guion

Las empresas que venden en varios países suelen querer usar una misma película en todas partes. El coste de conseguirlo depende casi por completo de una decisión tomada durante el guion, no en la entrega.

Adaptar una película a otro mercado adopta una de tres formas, con tres precios muy distintos. El subtitulado es lo más barato y funciona en formatos de entrevista. La sustitución de la locución encaja en piezas explicativas y exige que la mezcla original lleve la voz en una pista separada. El remontaje, necesario cuando el texto en pantalla va incrustado en los gráficos o alguien habla a cámara, es una reconstrucción parcial.

Las decisiones que abaratan las versiones ocurren todas antes de rodar. El texto en pantalla se produce como capa gráfica separada en lugar de rodarse dentro de la escena. Los presentadores se ruedan de un modo que no ate el montaje a un solo idioma hablado. Los acuerdos de intérpretes y de música nombran cada territorio desde el principio, porque añadir un mercado después se negocia desde una posición mucho más débil. Una película pensada para un mercado y adaptada después sale a menudo más cara que una pensada para seis, el mismo principio que gobierna las campañas creativas integradas.

Los formatos se comportan igual. Las versiones vertical, cuadrada y panorámica cuestan poco cuando el encuadre se planificó para las tres, y muchísimo cuando hay que recortar material compuesto para otras proporciones.

La economía de rodar varias piezas a la vez

El mayor ahorro legítimo del vídeo comercial es también el menos utilizado. Rodar cinco piezas en una jornada preparada cuesta bastante menos por película que rodarlas en cinco días separados, porque los componentes caros de un día de rodaje son casi idénticos tanto si se hace una película como cinco.

El equipo se alquila por días. Las localizaciones se reservan por días. El desplazamiento ocurre una vez. El montaje del set, la iluminación y la preparación de sonido que consumen las primeras horas de cualquier rodaje se hacen una vez en lugar de cinco. Lo que crece con el número de piezas es el tiempo de rodaje y el montaje, y esos son los componentes menores. Las guías publicadas sitúan la reducción del coste por película entre un tercio y la mitad, medida sobre todo en producción de formato corto. El ahorro es máximo cuando el montaje del set pesa mucho frente al tiempo de rodaje.

El requisito es la planificación. Cinco piezas en una jornada significan cinco guiones, cinco listas de planos y cinco grupos de participantes organizados de antemano. Una empresa que llega con una película preparada y la vaga esperanza de recoger más terminará el día con una película.

Las empresas con necesidad continua consolidan por eso un trimestre o medio año de necesidades en jornadas de producción planificadas, en lugar de encargar una película cada vez que aparece una. Ese enfoque sostiene la producción de contenido para campañas.

La lógica comercial detrás de la cifra de entrada baja

Los proveedores presupuestan una cifra de producción baja y dejan derechos de uso, versiones y rondas de cambios adicionales para acordarlos después. Esa convención es una respuesta racional a cómo elige el comprador. No hace falta mala fe para producirla. Los compradores comparan propuestas por la cifra que entienden, que es la del rodaje. Una propuesta con cifra de producción baja y el resto abierto parece competitiva y gana. Una propuesta que valora el objeto completo, con licencia mundial de cinco años y seis versiones de mercado incluidas, parece cara a su lado y pierde, incluso cuando describe el resultado más barato a lo largo de la vida de la película.

La renovación sigue la misma lógica. La capa de derechos produce ingresos recurrentes y se negocia cuando el comprador ya está comprometido. Esa estructura es común en todo lo que se licencia, y solo es un problema para el comprador que no sabía que estaba ahí.

La defensa no exige desconfianza. Se valora el objeto completo, cada propuesta declara las mismas suposiciones y se comparan los totales en lugar de las cifras de cabecera. El mismo principio gobierna la comparación de los modelos de honorarios de las agencias y de lo que cuesta de verdad la publicidad cuando producción y difusión se cuentan juntas.

Lo que un presupuesto tiene permitido callar

Un presupuesto de vídeo describe un alcance acordado. Lo que queda fuera está sencillamente ausente, y el comprador es la única persona capaz de notarlo. El hueco se ve mejor cuando un mismo brief se valora dos veces.

1. El brief. Un párrafo: un vídeo corporativo de dos minutos, para usar en internet.
2. El proveedor A valora. Una localización, personal propio como participantes, música de catálogo, un montaje, un formato de imagen, dos rondas de cambios, doce meses de uso en internet en un mercado.
3. El proveedor B valora. Dos localizaciones, dos intérpretes, treinta segundos de animación, música original, cinco formatos, seis versiones de idioma, tres años en cuatro mercados incluida la televisión.
4. El resultado. La proporción entre esos dos objetos ronda el décuplo, y ninguno de los dos ha valorado mal. Respondieron a preguntas distintas, porque el brief solo hacía una.

Conviene por tanto pedir a ambos proveedores que valoren explícitamente los puntos siguientes, incluso cuando la respuesta sea que no se cobra nada.

• Los derechos, en una línea. Territorios, medios y plazo para intérpretes, música y archivo, más si se entregan los archivos de proyecto y el material en bruto.
• Las rondas de cambios. Cuántas van incluidas, qué cuenta como cambio y la tarifa a partir de ahí.
• Las versiones adicionales. El precio de cada duración, formato de imagen, idioma y archivo de subtítulos extra.
• Los imprevistos. Qué ocurre, y qué cuesta, si el tiempo, una enfermedad o el fallo de una localización hace perder un día de rodaje.
• Desplazamientos y gastos. Si van dentro de la cifra presupuestada o se facturan después a coste.

Dos presupuestos honestos para el mismo brief pueden diferir en un factor de diez. La diferencia está casi siempre en lo que cada uno asumió, y casi nunca en lo que cualquiera de los dos cobra.

Cuando todas las propuestas responden a las mismas cinco preguntas, la comparación a menudo se invierte. La cifra más baja suele llevar la licencia más estrecha y los cambios más escasos, y se convierte en la opción más cara al segundo año.

Rodar con medios propios o encargar la producción

Las cámaras de los teléfonos modernos son capaces de verdad, y fingir lo contrario sería deshonesto. Para una gran parte del vídeo de empresa, rodar internamente es la decisión comercial correcta, y pagar tarifas profesionales por ello es un despilfarro. Encaja con publicaciones sociales grabadas por quien fundó la empresa, demostraciones de producto, cobertura de eventos y mensajes a clientes, donde la velocidad de publicación importa más que la calidad de producción.

La producción por encargo justifica su coste donde el error sale caro o la película debe aguantar peso con el tiempo: todo lo que representa a la marca en una primera impresión, las piezas que deben funcionar idénticas en varios mercados, todo lo que implica animación, decorados construidos, intérpretes o música con licencia, y cualquier película respaldada con inversión publicitaria, donde el coste de producción es pequeño frente al dinero gastado en mostrarla. La relación entre una identidad y el material que la expresa se trata en construir una marca fuerte, y el oficio en sí en la videografía de marca.

Una estructura sensata para la mayoría de las empresas es una mezcla: un número pequeño de películas duraderas y bien planificadas, usadas durante años y respaldadas por la inversión en medios, con el volumen continuo de material social producido internamente. Donde una película vive en una web, su efecto depende también de la página que la rodea, y por eso las decisiones de producción y de conversión van juntas.

Lo esencial

• El rodaje es la mayor línea individual de la factura y una minoría de las decisiones; planificación, cambios y derechos pesan juntos más.
• El alcance fija el precio, así que un brief debería declarar localizaciones, participantes, animación y difusión en lugar de una duración.
• La preproducción es el lugar más barato para decidir y la línea más fácil de recortar; recortarla traslada el coste a una factura posterior.
• Un número fijo de rondas de cambios, un único aprobador con nombre y la aprobación formal del guion pertenecen al contrato.
• Intérpretes, música, archivo, territorio y plazo se licencian en lugar de comprarse, y la segunda factura llega cuando la licencia caduca.
• Rodar varias piezas en una jornada preparada reduce mucho el coste por película, porque equipo, material, desplazamiento y montaje del set son casi iguales en ambos casos.

La pregunta de cuánto cuesta producir un vídeo no tiene respuesta útil hasta que se define el objeto que se valora. Un día de rodaje tiene una tarifa. Una película que debe funcionar en cuatro mercados durante tres años, en cinco formatos, con música e intérpretes autorizados todo el periodo, es la compra que la mayoría de las empresas pretende hacer en realidad.

Para un plan de producción valorado alrededor de un brief concreto de formatos, mercados, plazos de licencia y volumen, solicite una propuesta y Reachford expondrá las opciones con el coste completo de propiedad incluido.